PARKING
Często istnieje tendencja do zbaczania w dyskusji na tematy poboczne, które albo są ważne jedynie dla poszczególnych uczestników spotkania, albo są ważne dla całej grupy, ale dotyczą zagadnień, które nie zostały wcześniej przewidziane w agendzie. Utrudnia to znacznie skupienie się na jednym celu, wprowadza zamęt i znacznie przedłuża spotkanie. Jednak nie warto ignorować tego typu komunikatów. Lepiej zawsze je wyłapać, określić, jak bardzo są powiązane z aktualnie poruszaną kwestią i jeśli okaże się, że dotyczą one zupełnie czegoś innego, zapisać je i zostawić do rozpatrzenia na później. Parking to właśnie miejsce na tego rodzaju pomysły, dygresje, czy nowe wyzwania, na omówienie których nie ma czasu w trakcie spotkania.
Zawsze na początku spotkania przygotowujemy osobną, czystą kartkę z flipchartu, którą zawieszamy w miejscu widocznym dla wszystkich. Za każdym razem, gdy pojawi się jakieś ważne pytanie lub dygresja, która nie wiąże się bezpośrednio z tematem spotkania, a jest ważna dla grupy lub któregoś z jej członków, zapisujemy ją w Parkingu.
Do zanotowanych zagadnień możemy wrócić pod koniec spotkania albo na którymś z kolejnych spotkań. Informacje zapisane na Parkingu zawsze powinniśmy zawrzeć w raporcie albo notatce ze spotkania. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że nic nie zniknie w głębi naszej pamięci.
PIŁECZKA
Jak często zdarza się Wam sytuacja, że podczas spotkania kilka osób zaczyna mówić równocześnie? Co wtedy robicie? Jakie metody stosujecie, żeby przywrócić swobodną dyskusję?
Jedną z metod radzenia sobie w sytuacji, gdy trudno utrzymać regułę „gdy jeden mówi, reszta słucha”, jest zastosowanie bardzo prostej, ale skutecznej techniki o nazwie Piłeczka. Moderator trzyma w ręku piłeczkę (lub inny przedmiot) i podaje instrukcję: nikt nie może się odezwać, dopóki nie trzyma piłeczki w ręce. Moderator podaje piłeczkę następnej osobie albo tej, która podnosi rękę na znak, że chce mówić. Jeśli ktoś odezwie się, nie mając przedmiotu, wypada z gry albo wykonuje zadanie, które zleci mu grupa.
